Googleスプレッドシートは、Excelと同じく表計算ができるGoogleが提供しているwebアプリの一つです。
基本的な使い方としては、Excelと一緒なのですがGoogleスプレットシートにはwebアプリケーションならではの表計算以外の便利な機能がたくさんあります。
Googleスプレットシートを使うには？
Googleスプレットシートを使うにはGoogleアカウントが必要になります。
もちろんアカウントの作成も無料です。
【Googleアカウントの作成 URL】
https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp
Googleアカウントを作成すると、15Gの容量を持ったクラウドストレージのGoogleドライブが利用可能となります。
スプレットシートは、このGoogleドライブの中で利用することとなります。
Googleスプレットシート の機能
１）インターネット環境とブラウザがあればOK
スプレットシートはwebアプリケーションなので、インターネット環境とブラウザさえあればWindowsでもMacでもスマートフォンでもデバイスを問わず利用が可能となります。
２）ファイルの共有が簡単
作成したファイルは、簡単に共有することができます。
共有の範囲も、細かく設定が可能でGoogleアカウントを持っていない人とでも共有することができます。共有の際に設定可能となっているのは以下の通りです。
特定のユーザー（メールアドレス）の人だけに共有
※Googleアカウントではないメールアドレスの場合は、閲覧のみとなります。ファイルのURLを知っている人のみ共有（検索不可）
ファイルを一般公開して全員に共有（検索可能）
３）共有者との同時編集が可能
Excelでは、誰かがファイルを開いている際には同時に開いて操作することは出来ませんが、Googleスプレットシートでは共有者と同時に編集し作業をすることができです。
同時に作業している人は画面右上にアイコンで表示されてアイコンをクリックすることで、そのユーザーが作業しているセルへ移動することができます。同時に作業できる人数は、最大で50人となっていますので資料の作成など大掛かりな作業の時には大幅に作業効率をアップさせることが可能です。
作業者は最大で50人ですが、閲覧のみであれば最大で200人が同時にファイルへアクセスが可能となっています。
４）ファイル上でチャットができる
ファイル別のチャット機能がありますので、同時に編集しているユーザーとチャットで話しながら作業を進めることができます。
５）セルにコメントをつけることができる
セルに１つ１つにコメントつけることができ、コメント単位に返信することが可能なので、やり取りを行う際に効率を大幅にアップさせることができます。
６）バージョン（変更履歴）の管理
ファイルを作成してから変更してまでの履歴が全て保存されます。
履歴には、誰がいつという形式で残るので共有している際には、誰が何時に変更を行ったのかが、すぐにわかります。
複数のメンバーで作業をする際には、とても嬉しい機能です。
７）編集があったことを共有者へメールで自動通知
変更の都度に連絡をしなくても、自動通知の設定を行うことでメールでメンバーに通知することができます。
８）Excelのファイルのインポート可能
今までExcelで管理していたものは、Googleドライブに移動しスプレットシートで開くと、そのまま利用可能となります。
その為、移行するにしても時間を取ることなく移行できます。
以上、Googleのwebアプリの一つGoogleスプレットシートを紹介させて頂きました。
Googleスプレットシートは関数もExcel同様に使える上に、無料なので導入の敷居も低いです。
Excelも便利ですが、作業やファイル管理の効率を上げるためにGoogleスプレットシートも利用してみてはいかがでしょうか。